Adjiedj Bakas’ Communicatietrends

Zo krijg je meer bezoekers op je evenement, in 10 stappen

Een event is onmisbaar, zeker in het zakenleven. Dat lijkt een paradox, nu via internet alle kennis en informatie met een paar muis- of vingerklikken bereikbaar zijn. Maar juist in een tijd van digitalisering zijn IRL-ontmoetingen extra waardevol en effectief. Op een vakbeurs, netwerkborrel, seminar, congres of bedrijfsfeestje leer je mensen persoonlijk kennen, zowel je bestaande klanten als potentiële klanten. Maar hoe krijg je nu meer bezoekers op je evenement?

1. Zorg voor een unieke beleving en topkwaliteit.

Live ontmoetingen met je klanten en relaties gaan boven elke andere vorm van contact, of het nu per mail is, Whatsapp, Twitter of telefoon. Zeker tijdens een evenement dat jij als bedrijf organiseert kun je echt aandacht geven aan je klanten. En belangrijker nog: je klanten en zij die het moeten gaan worden, worden ondergedompeld in jouw wereld. Jouw merk, jouw organisatie, jouw verhaal. Dat krijg je online niet voor elkaar. Zelfs bij een webinar haken veel mensen al voortijdig af of beginnen niet eens met kijken omdat ze door iets anders in beslag worden genomen. Maar wil je die onverdeelde en geconcentreerde aandacht echt krijgen dan moet je hem wel verdienen. Dan moet de setting van je evenement goed zijn. Zorg dus voor kwaliteit, zowel in je locatie, opzet, concept, programma, sprekers, entertainment, gastvrouwen en -heren, hapjes, drankjes, alles.

2. Zorg voor overtuigende communicatie vooraf.

Om meer bezoekers op je evenement te krijgen moet je vaak meer doen dan uitsluitend een uitnodiging sturen of mailen.

Je zorgt natuurlijk voor aankondigingen in je gebruikelijke communicatiekanalen, zoals je e-mailnieuwsbrief, op je website en via social media. Het mooiste is als je ook nog aandacht voor je evenement in de vakpers kunt regelen. Zorg in ieder geval voor een goed persbericht, met als het even kan voldoende nieuwswaarde. Veel bladen en magazines, ook op het web, hebben een agenda. Probeer daar in te komen.

3. Een selecte groep nodig je uit op een bijzondere of persoonlijke manier.

Als het een besloten evenement is, waarvoor je een select groepje uitnodigt, moet je het uitnodigingsbeleid gerichter aanpakken. En spectaculairder. Je kunt je uitnodiging bijvoorbeeld gepaard laten gaan met een taart of een mooie bos bloemen, of een ander opvallend geschenk. Of je laat medewerkers persoonlijk de uitnodiging overhandigen. Het lijkt een cliché, zo’n aanpak, maar je valt op. En opvallen, daar draait alles om in communicatie.

Door een select groepje uit te nodigen kun je ook zorgen voor de broodnodige schaarste. Wie wil namelijk niet behoren bij een exclusieve groep genodigden. Geef mensen dat gevoel, en zeg er uitdrukkelijk bij dat zij zich bevinden in een select gezelschap.

Zorg ook dat je praktische informatie goed in orde is. Denk aan een toegangskaart, een goede routebeschrijving en informatie over parkeermogelijkheden.

4. Verpak je evenement als onmisbaar kennisevent.

Ieder bedrijf heeft kennis in huis en kennis is kostbaar. Zeker als je kostbare kennis beschikbaar stelt aan derden, zullen die derden daar interesse voor hebben. Als Shell een kennisevent organiseert over het hergebruik van de infrastructuur van olieplatformen voor de winning van hernieuwbare energie op zee met windmolens, dan ga jij daar als energienetwerkbeheerder graag heen. Hetzelfde als je een goed aangeschreven koffietentje bent met de heerlijke espresso’s van de buurt: als jij een prijswinnende barista uit laat leggen hoe mensen thuis de perfecte koffie kunnen maken, trek je mensen.

Uitleg over wet- en regelgeving op het gebied van jouw expertise is ook gegarandeerd een publiekstrekker. Je zet jezelf als kennisleider in de markt en hoewel je geen enkel verkooppraatje houdt, zul je merken dat mensen toch weer bij je terugkomen. Niet alleen voor uitgebreider of diepgaander advies maar ook voor offertes en orders. En misschien wel meer, zoals samenwerkingen, joint-ventures, gezamenlijke vervolgevenementen, wie weet.

Je werkt bovendien aan je kwalitatieve naamsbekendheid en je status. Dat is ook weer extra motiverend voor je medewerkers, zeker als zij een inhoudelijke bijdrage kunnen leveren aan het event.

5. Zorg voor een inhoudelijk programma dat staat als een huis.

Je kent vast de uitdrukking Fomo, oftewel fear of missing out. Als jij als organisatie een congres organiseert over een actueel thema, een belangrijke trend of ontwikkeling, of een nijpend probleem (en hoe het op te lossen) dan krijgen mensen in je doelgroep echt het gevoel dat ze iets missen als ze niet komen.

6. Maak het aanmelden drempelloos eenvoudig.

Zorg voor een simpele aanmeldbutton op je website en op je Facebookpagina. Maak een evenementpagina aan op Facebook. Verstuur tweets met een aanmeldlink. En zorg dat die aanmeldbutton er ook uitspringt in je e-mailnieuwsbrief. Misschien segmenteer je met je e-mailnieuwsbrief al op doelgroep, zo kun je eenvoudig bepalen wie de uitnodiging voor je event wel moet ontvangen en wie niet.

7. Bedenk een duidelijke en aansprekende hashtag voor Twitter.

Op evenementen wordt lustig getwitterd. Bezoekers willen graag laten zien aan hun volgers dat ze de deur uitgaan en actief zijn. Je publiek is je beste medium, en het is nog gratis publiciteit ook. Jij moet dan wel zorgen voor de officiële en goed bruikbare dus korte en aansprekende hashtag. Als je een groot event organiseert, een belangrijk congres of als er nieuws wordt gemeld, kun je zomaar trending topic op Twitter worden. En een hashtag is goed voor het bouwen van een online community rond het evenement. Begin dus ver van te voren en zet de hashtag ook in je uitnodigingen, op je website en verspreid hem via social media.

8. Zorg voor leuke of interessante lokkers.

Toen de Nederlandse speelfilm Nova Zembla (2011) werd ontwikkeld, was de producent zo slim om Doutzen Kroes te vragen voor de vrouwelijke hoofdrol. Het acteerdebuut van het topmodel legde de filmmaatschappij geen windeieren. Ondanks de erbarmelijke recensies werd de film een kassucces. Binnen 4 dagen kwamen al 100.000 bezoekers, wat goed was voor een Gouden Film en twee weken later kreeg de film al een Platina Film-onderscheiding (400.000 bezoekers).

Op die manier kun jij ook een bekende uit het vak vragen voor je event. Of een BN’er, of een beroemde artiest, zanger of cabaretier die mensen graag een keer live willen zien.

Van radio of televisie bekende dagvoorzitters doen het ook altijd goed.

9. Inhoud telt maar de inwendige mens ook.

Een goede lunch is belangrijk, en een borrel na afloop is een absolute must. Zo geef je je bezoekers de gelegenheid te netwerken tijdens informele momenten. Ook jijzelf kunt dan met je genodigden spreken, ervaringen en visitekaartjes of telefoonnummers uitwisselen.

10. Zorg voor een goede nazorg en evaluatie.

Laat als het even kan je genodigden en andere bezoekers een evaluatieformulier invullen, het liefste online.

Als er inhoudelijke presentaties en lezingen waren, stuur je die na. Zorg dat mensen de link krijgen naar de fotopagina van de fotograaf die tijdens het evenement aanwezig was. Hij of zij deelde misschien al tijdens de gelegenheid fotokaartjes uit met de link, maar stuur mensen een herinnering. Misschien heb je ook een kort filmpje laten maken of een fotocollage. Zet dat filmpje ook op je YouTube-kanaal. Dat draagt allemaal bij aan de feestelijkheid en mensen zullen zich je evenement langer herinneren.

Je kunt in een mailtje of belletje in de week na het event mensen ook persoonlijk benaderen. Iedereen zal graag napraten, en dat biedt jou weer kansen op leads en vervolgafspraken. Zij zijn echt in jou geïnteresseerd tenslotte, want ze hebben a. moeite en tijd in jou gestoken en b. zijn ondergedompeld in jouw merk- of bedrijfsverhaal.